ELO Office 7 Power-Paket

Bearbeitung und Archivierung

ELOoffice 7.0

Unkompliziert und zeitsparend ist die Ablage, Bearbeitung und Archivierung mit ELOoffice, dem elektronischen Leitz Ordner. Das einfache Ablageprinzip mit Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register wurde auf ELOoffice übertragen und mit einer zukunftsweisenden Technologie unterlegt. So wird die Dokumentenflut vom Schreibtisch auf den PC verlagert und die Verwaltung zum Kinderspiel. Die Zugriffszeiten auf Dokumente werden erheblich reduziert, Büroflächen eingespart und Kosten gesenkt.


Merkmale

Dokumente auf Tastendruck

  • Dokumentenmanagement für Jedermann
    Mit Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register weiß jeder umzugehen. Diese vertrauten Ordnungsmechanismen wurden auf ELOoffice übertragen und durch zukunftsweisende Technologien ergänzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die ganze Dokumentenflut – ob Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Notizzettel – verlagert sich vom Schreibtisch in den PC. Damit wird das Verwalten der Dokumente zum Kinderspiel.
  • Einfach zu Handhaben
    ELOoffice lässt sich einfach installieren. Das Arbeiten mit der Software ist ohne großen Lernaufwand sofort möglich. Per Mausklick navigiert man in der Aktenstruktur, öffnet Ordner und blättert in Dokumenten. Wahlweise steht nun eine Baumstruktur (Treeview) oder die herkömmliche Ordneransicht zur Verfügung. Suchmechanismen stellen sicher, dass auch bei sehr großen Dokumentenmengen die gewünschten Informationen blitzschnell gefunden werden, selbst wenn der gesuchte Begriff im Dokument falsch oder anders geschrieben wurde, z.B. Maier statt Meyer. Mit ELO wird das Verwalten elektronischer Dokumente zum Kinderspiel, egal ob es sich um eingescannte Papierdokumente, Faxe oder Microsoft Office Dateien handelt. Mit ELO verliert man nie den Überblick. Mehr Transparenz und ein schneller Informationszugang für die tägliche Arbeit sind damit gewährleistet. Das Suchen und Kopieren der Dokumente wird komplett von ELOoffice übernommen. So einfach lassen sich Zeit und Kosten sparen.
  • Mehr Effizienz in der Büroarbeit
    ELOoffice verfügt über Netzwerkfunktionalität, somit können mehrere Benutzer gleichzeitig mit ein und demselben Archiv arbeiten. Passwortschutz, Schlüsselvergabe, Wiedervorlage und E-Mail-Anbindung stellen sicher, dass ein effizientes Arbeiten in den Benutzergruppen möglich ist. Durch die Import-/Export-Funktion besteht die Möglichkeit, Dokumente, aber auch ganze Ordner oder Aktenschränke mobil zwischen Laptops oder der größeren ELOprofessional Version auszutauschen. Diese Kompatibilität der Produktfamilien untereinander stellt auch bei großem Wachstum einen hohen Investitionsschutz sicher.
  • Papier einfach scannen
    Leistungsfähige Scanfunktionen schaffen schnell lästige Papierberge vom Schreibtisch beiseite und übergeben diese in das ELO-Archiv auf dem PC. Dort sind diese Seiten durch den Passwortschutz und spezielle Sicherungsmaßnahmen auf Dokumenten auch gegen unbefugten Zugriff sicher. Die Möglichkeit sein Archiv bei Bedarf auch als ein selbsttragendes DVD-Archiv zu erstellen, bietet zusätzliche Sicherheit für wichtige Dokumente. Als moderne DMS-Lösung ist ELO hervorragend in die bestehenden Büroprogramme integriert. Durch Einscannen der Papierdokumente erhält man eine ganzheitliche Sicht auf seine Dokumente. So kann vermieden werden, dass ein Teil der Dokumente weiterhin in Papierform bearbeitet wird und so ein Medienbruch entsteht.

Was die Zukunft bringt

  • Auf lange Sicht
    Um auch nach einem Applikationswechsel Dokumente noch in der Originalansicht darstellen zu können, stellt ELOoffice einen integrierten Tiffprinter zur Verfügung. Dieser druckt aus jeder Applikation direkt ins ELO-Archiv. Die damit erzeugten Dokumente werden im TIF-Format abgespeichert. Somit ist sichergestellt, dass Dokumente auch nach vielen Jahren ohne die ursprüngliche Applikation angezeigt werden können.
  • Ein System – mehrere Archive
    Oft sollen verschiedene Datenbestände getrennt voneinander vorgehalten werden, z.B. geschäftliche auf Archiven im Netzwerk und private auf dem PC unter dem Schreibtisch. Mit ELOoffice 7.0 wurde nun eine Profilverwaltung eingeführt, mit der diese Anforderung sehr einfach erfüllt wird: per Mausklick kann der Anwender nun zwischen verschiedenen Archivpfaden umschalten. Diese Funktion ist ebenfalls für mobile Anwender nützlich, da ELOoffice sowohl auf ein lokales Archiv als auch auf das Archiv im Firmennetz zugreifen kann.
  • Wenn die Anforderungen wachsen
    Neben ELOoffice gibt es weitere Produktlinien im Hause ELO Digital Office GmbH, die für gesteigerte Produktanforderungen konzipiert wurden. Bei höheren Anforderungen, wie zusätzlicher Workflowfunktionalität, dem Verwalten größerer Mengen von Dokumenten oder einer hohen Benutzerzahl, kann ohne Probleme auf die nächst höhere Produktlinie ELOprofessional oder ELOenterprise migriert werden. Hierfür hat ELO entsprechende Schnittstellen und Datenkompatibilität vorgesehen.
  • Sicherheit von Anfang an
    Dokumente lassen sich in ELOoffice schützen – sowohl beim Arbeiten in der Gruppe, als auch beim täglichen Umgang mit den Daten. Die Anwender- und Schlüsselverwaltung definiert individuelle Zugriffsrechte. Besonders vertrauliche Dokumente lassen sich zusätzlich mit dem integrierten 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus schützen. Alle Dokumente sind somit auch dann sicher, wenn PC oder Notebook einmal in falsche Hände gelangen. Trotz der hohen Sicherheitsmechanismen bleibt das System einfach und komfortabel zu bedienen.
  • Selbsttragende CD-/DVD-Archive
    Das Fertigstellen eines Vorgangs hat oft die ordnerweise Übergabe von Dokumenten zur Folge. Das Erstellen dieser Ordner bereitet nicht unerheblichen Aufwand. Die Export-Funktionen lagern auf einfachste Weise Archive oder Teile davon aus, um diese zum Beispiel auf eine CD oder DVD zu brennen. Um dem Empfänger das einfache Navigieren und Recherchieren in den zur Verfügung gestellten Ordnern zu ermöglichen, wird der ELO-Viewer (Anzeigeprogramm) kostenlos mitgeliefert. CD einlegen und los geht’s. Auf diesem Weg lassen sich selbstverständlich auch Sicherungskopien des Dokumentenbestandes komfortabel erstellen.

Erfolgreiches Arbeiten

  • Professionelle Teamarbeit
    Teamarbeit lässt sich mit ELOoffice ganz einfach gestalten: Mehrere Benutzer können zur gleichen Zeit mit dem selben Dokument arbeiten. Die aufgabenbezogene Strukturierung der Informationen wird unterstützt durch frei definierbare Sichten und das Erstellen logischer Kopien der Dokumente. Die CheckIN-/CheckOUT-Funktion stellt zudem sicher, dass es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten zu keinen Änderungskonflikten kommt. Die zentrale ELO-Datenbank ermöglicht das Weiterleiten von Eingangsdokumenten an Teamkollegen im Bearbeitungsprozess. Die Wiedervorlagefunktion sorgt dafür, dass wichtige Dokumente und Vorgänge nicht mehr vergessen werden. Hierbei kann man nicht nur sich selbst, sondern auch anderen Kollegen Aufgaben übertragen. Auf Wunsch notiert ELOoffice die Ereignisse gleichzeitig im Outlook-Terminkalender. So braucht man sich nur an einer Stelle über anstehende Aufgaben zu informieren.
  • Scanfunktionen auf höchstem Niveau
    Immer noch machen Papierdokumente einen Großteil der Informationsmedien aus. Damit Dokumente ohne Medienbruch transparent zur Verfügung stehen, sind in ELOoffice leistungsfähige Scanfunktionen integriert. Die standardisierte Twain-Schnittstelle ermöglicht es, Scannersysteme unterschiedlichster Leistungsstärken anzuschließen. Mit einigen namhaften Hardware-Anbietern (z.B. Hewlett-Packard) gibt es spezielle Lösungen im Bundle, um zusätzliche Vorteile zu bieten. Differenzierte Scanprofile, Bildverbesserung und automatische Ablage sind nur einige Funktionen, die ELOoffice im Zusammenhangmit dem Dokumentenscanning bietet.
  • Jede Information schnell finden
    Oft nimmt die Suche nach einem Dokument viel Zeit in Anspruch. Mit ELOoffice stehen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Kernstück bildet eine leistungsfähige Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht. ELOoffice erlaubt es, eigene Ablage- und Suchmasken zu definieren. So lassen sich Dokumente strukturiert ablegen und später wieder auffinden. Mit der Volltextrecherche sucht man nach Begriffen sowohl in Textdokumenten (DOC, PDF u. a.) als auch in grafischen bzw. gescannten Dokumenten (TIF). Suchanfragen werden gespeichert und können somit auch mehrfach wieder aufgerufen werden. Zudem lässt sich auch nach Begriffen suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist.
  • Flexibler Datenaustausch
    Die Export-/Importfunktion ist sehr wichtig, um Dokumente zwischen unterschiedlichen Systemen (z.B. der großen ELOprofessional-Systemfamilie) auszutauschen. Dies stellt einen hohen Investitionsschutz dar, da die Möglichkeit besteht, Dokumente und Datenbankinformationen auch an andere Systeme weiterzugeben. Die Funktion dient aber auch zur Auslagerung bzw. zur Bereinigung des Archivs. Über die Angabe eines Haltbarkeitsdatums kann man steuern, wann Altdokumente das aktuelle Archiv verlassen sollen.

Schnelle Informationsbeschaffung

  • Ordnung leicht gemacht
    Damit Information schnell und transparent zur Verfügung steht, ist eine benutzerfreundliche Oberfläche unerlässlich. Mit ELOoffice wird die vertraute Ablagestruktur aus Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register abgebildet. Die integrierte Quick-View Funktion erlaubt das Blättern und direkte Anzeigen der Dokumente, egal ob es sich hierbei um TIF, DOC, XLS, PDF oder andere Dateiformate handelt. Die Leichtigkeit der Programmbedienung macht ein sofortiges Arbeiten mit ELOoffice bereits nach der Installation möglich, auch ohne großen Schulungsaufwand.
  • Alle Informationen im Blick
    Das Rezept für den Erfolg eines leistungsfähigen Informations- managements ist die strukturierte ganzheitliche Sicht auf alle vorhandenen Dokumente. Oft werden E-Mails und viele andere Dokumente ausgedruckt und in Papierform abgelegt, um so eine bessere Übersicht zu erhalten. Dieser Medienbruch bedeutet zusätzlichen Aufwand an Zeit, Platz und Geld. Es besteht die Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen oder zu verlieren. Benötigt wird ein leistungsfähiges Werkzeug mit hoher Praxistauglichkeit und Benutzerakzeptanz. ELOoffice verfügt über eine Vielzahl an durchdachten Funktionen, die diesen Ansprüchen gerecht werden und damit die tägliche Arbeit im Büro sehr erleichtern.
  • Mit wenig Aufwand viel erreichen
    Auf einfache Art und Weise Haftnotizen an jedes beliebige Dokument anzuheften, als Arbeitshinweise eine Sprachnotiz oder Videosequenz anzuhängen – dies alles ist mit ELOoffice sehr einfach möglich. Index- und Stichwortlisten, die der Anwender selbst bestimmt, sorgen für wenig Aufwand beim strukturierten Ablegen von Dokumenten. Der Eingabeaufwand wird reduziert, wenn man das OCR-Clipboard einsetzt. Bestehende Texte aus gescannten Dokumenten werden ganz einfach ausgeschnitten oder kopiert und in die Indexfelder übernommen. Zusätzliche Zeitvorteile bei der Informationsrecherche bringt die Möglichkeit, zusammengehörige Dokumente verlinken zu können – auch wenn diese an völlig anderen Stellen im Archiv liegen.

Aktualität und Flexibilität

  • E-Mails flexibel verwalten
    ELOoffice hat über die spezielle Integration in MS Outlook die komfortable Möglichkeit, E-Mails und andere Outlook-Objekte direkt zu archivieren. Das System unterstützt sowohl die automatische Ablage, als auch die manuelle Ablage in ein Zielregister. Auf Wunsch lassen sich Attachments verlinken oder aber getrennt ablegen. Vorhandene Suchbegriffe (z.B. Absender, Empfänger oder Betreff) übernimmt das ELO-System automatisch. Es bestehen beim Ablageformat verschiedene Auswahl- möglichkeiten: Man wählt das Text-, TIF- oder das proprietäre MSG-Format. Gleiches gilt für die Anhänge. ELOoffice bietet die nötige Flexibilität, die in einem modernen Büro gefordert ist.
  • Archivieren – Kein Problem
    ELOoffice unterstützt standardmäßig die Pakete Microsoft Office, Star Office und OpenOffice. Durch diese Anbindungen wird das reibungslose Verwalten und Archivieren von Dokumenten gewährleistet. Per Knopfdruck kann man die Dokumente aus dem jeweiligen Programm archivieren, recherchieren und zur Wiederbearbeitung öffnen. Die Versionsverwaltung sorgt dafür, dass auch bei vielen unterschiedlichen Versionen immer die aktuellste erkennbar bleibt. Ein versionsgeführtes Dokument kann dabei auch aus mehreren Formaten bestehen. Für die Langzeit-archivierung werden die Office-Dokumente über den ELO-Tiffprinter ins Archiv abgelegt. Das weltweit standardisierte TIF-Format bietet in diesem Fall zwei Vorteile: Es ist nicht mehr ohne weiteres veränderbar. Zudem kann es auch nach vielen Jahren gelesen werden, ohne an ein spezielles Programm oder Format gebunden zu sein.
  • Individuelle Anpassung
    Für anspruchsvolle Anwender stellt ELOoffice die leistungs- fähige Schnittstelle ELOscript zur Verfügung. Die Erstellung von Scripten dient zur Anpassung an spezielle Aufgaben und zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Möglich sind individuelle Funktionserweiterungen, die das ELOoffice-System flexibel an die Anforderungen der Geschäftsprozesse im Unternehmen anpassen. Menü- Einträge und Symbolleisten lassen sich um die selbst erstellten Funktionen sehr einfach ergänzen. Eine Umgebung, um selbst erstellte Programme zu testen, wird standardmäßig mitgeliefert.

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